1- QUELS FAITS PEUVENT FAIRE L’OBJET D’UNE ALERTE ?
La présente procédure interne de recueil et de traitement des alertes a pour objet de favoriser et d’encadrer le signalement de faits susceptibles de constituer :
– un crime ou un délit
– une violation ou une tentative de dissimulation d’une violation d’un engagement international régulièrement ratifié ou approuvé par la France, ou d’un acte unilatéral d’une organisation internationale pris sur le fondement d’un tel engagement
– une menace ou un préjudice pour l’intérêt général.
Le signalement ne peut pas porter sur des éléments couverts par le secret de la défense nationale, le secret médical ou le secret des relations entre un avocat et son client.

 2- QUI PEUT-ETRE LANCEUR D’ALERTE ?
Toute personne ayant obtenu, dans le cadre de ses activités professionnelles, des informations portant sur des faits qui se sont produits ou sont très susceptibles de se produire dans la société QUALICONTACT, peut effectuer un signalement dans le cadre de la présente procédure interne, dès lors qu’elle appartient à l’une des catégories suivantes :
– salarié de la société, ancien salarié ou candidat à l’embauche.
– membres de l’organe d’administration, de direction.
– collaborateur extérieur ou occasionnel.
– cocontractant de l’entreprise, sous-traitant ou, lorsqu’il s’agit de personnes morales, membre du personnel et de l’organe d’administration, de direction ou de surveillance d’un cocontractant ou sous-traitant.

L’auteur d’une alerte doit :
– être une personne physique
– avoir eu personnellement connaissance des faits qu’il signale
– agir de bonne foi
– agir de manière désintéressée, à savoir sans contrepartie financière directe
– en cas de divulgation d’un secret protégé par la loi, procéder à une telle divulgation de manière nécessaire et proportionnée à la sauvegarde des intérêts en cause.

3- AUPRES DE QUI EFFECTUER UNE ALERTE ?
Si une personne souhaite émettre une alerte, cette dernière peut choisir librement entre le signalement :

a. interne, selon les modalités de l’article 4, notamment lorsqu’elle estime qu’il est possible de remédier efficacement à la situation par cette voie et qu’elle ne s’expose pas à un risque de représailles. Elle devra alors adresser son signalement :
✓ Au Président
✓ ou au Directeur Administratif et Financier
✓ ou au service Ressources Humaines
✓ ou au Directeur de son service.

b. externe, soit après avoir effectué un signalement interne, soit directement auprès d’une des autorités suivantes :
✓ A la DGCCRF : Direction générale de la concurrence, de la consommation et de la répression des fraudes
✓ HAS : Haute autorité de santé
✓ CNIL : Commission nationale de l’informatique et des libertés
✓ DGT : Direction générale du travail
✓ DGEFP : Délégation Générale à l’emploi et à la formation professionnelle.
✓ Au défenseur des droits, s’il relève de son domaine de compétences (notamment les discriminations)
✓ À l’autorité judiciaire
✓ À l’institution, l’organe ou l’organisme de l’Union européenne (UE) compétent s’agissant d’une violation d’un droit de l’UE
–> Le signalement externe devra préciser si un signalement interne a ou non été transmis.

4- COMMENT TRANSMETTRE UNE ALERTE/SIGNALEMENT ?
La procédure interne de recueil de signalement mise en place par l’entreprise ne prévoit pas la possibilité d’adresser un signalement oral.
Le signalement devra donc, nécessairement, être écrit.
Il pourra être adressé :
Par courrier, à l’adresse suivante, sous pli confidentiel : QUALICONTACT, Espace Clichy, 38, rue Mozart 92 110 CLICHY.
Ou par mail.

5- QUE DOIT COMPORTER LE SIGNALEMENT ?
✓ Identité, fonction et coordonnées de l’émetteur (adresse de messagerie, adresse postale, n° de téléphone) du signalement.
✓ Identité et fonctions de la ou les personnes faisant l’objet du signalement .
✓ Description des faits signalés.
✓ Toute information et tout document, sous toutes formes ou supports permettant d’appuyer le signalement.
Les informations communiquées dans le cadre d’un dispositif d’alerte doivent rester factuelles et présenter un lien direct avec l’objet de l’alerte. Sauf si le signalement est anonyme, l’auteur du signalement transmet en même temps que son signalement tout élément justifiant qu’il appartient à l’une des catégories de personnes mentionnées à l’article 2.

6- ACCUSE DE RECEPTION DE L’ALERTE/SIGNALEMENT
La société QUALICONTACT doit informer par écrit l’auteur du signalement de la réception de son signalement dans les 7 jours ouvrés de la réception que l’alerte soit interne ou externe.

7- EXAMEN DE LA RECEVABILITE DE L’ALERTE
Chaque signalement fait l’objet d’un examen préalable afin de vérifier la recevabilité de l’alerte, au regard des conditions définies aux articles 1 à 5.
En particulier, l’alerte doit entrer dans le champ d’application du dispositif d’alerte, être présentée de manière objective, sans malveillance et porter sur des faits directement constatés par le lanceur d’alerte et matériellement vérifiables. A cette fin, il peut être demandé tout complément d’information à l’auteur du signalement.
L’auteur du signalement est informé de la recevabilité ou non de son alerte et des raisons pour lesquelles il est estimé, le cas échéant, que son signalement ne respecte pas les conditions de recevabilité de l’alerte. En cas de signalement anonyme, le destinataire de l’alerte est dispensé des obligations d’accusé de réception et de retour d’information sur les suites données au signalement.
En principe, les alertes effectuées de manière anonyme sont irrecevables et ne peuvent pas être traitées, à moins que la gravité des faits mentionnés soit établie et les éléments factuels suffisamment détaillés, et seulement après un examen préalable par le destinataire de l’alerte pour décider de l’opportunité des suites à donner.

8- TRAITEMENT DE L’ALERTE/SIGNALEMENT
Lorsque l’alerte est recevable, son analyse et l’enquête sont effectuées par les personnes et services compétents mentionnés à l’article 3.
L’exactitude de tous les éléments enregistrés est vérifiée. Un complément d’informations peut être demandé au lanceur d’alerte.
Une enquête est diligentée pour déterminer la réalité et la matérialité des faits rapportés.
Il peut être fait appel à des tiers spécialisés dans certains domaines utiles à l’enquête (notamment informatique, financier, comptable), lorsque c’est nécessaire pour traiter le signalement.
Dans cette hypothèse, ces tiers s’engagent contractuellement à ne pas utiliser les données dont ils ont connaissance à d’autres fins que celles nécessaires à l’enquête, à assurer la confidentialité de ces données, à respecter la durée de conservation de ces données et à procéder à la destruction ou à la restitution de tous les supports de données à caractère personnel au terme de leur prestation.

9- INFORMATION DU LANCEUR D’ALERTE SUR LES SUITES DONNEES AU SIGNALEMENT
L’auteur du signalement est informé par écrit et dans un délai raisonnable des mesures envisagées ou prises.
Ce délai ne pourra pas, dans tous les cas, excéder 3 mois et 7 jours ouvrés.
Ce délai peut toutefois, être porté à 6 mois si les circonstances de l’affaire le justifient. Lorsque le signalement est clôturé, en raison du caractère inexact ou infondé des allégations, ou si le signalement est devenu sans objet, l’auteur du signalement est informé par écrit de la clôture du dossier.

10- INFORMATION DE LA PERSONNE VISEE PAR UNE ALERTE
Toute personne visée par une alerte est informée par la personne responsable du traitement :
– des faits qui lui sont reprochés afin de pouvoir exercer ses droits à la défense
– des modalités d’exercice de ses droits d’accès à ses données personnelles et de rectification de celles-ci. Cette information est réalisée selon des modalités permettant de s’assurer de sa bonne délivrance à la personne concernée. Elle ne contient pas d’information relative à l’identité de l’émetteur de l’alerte ni à celle des tiers.
Cette information doit intervenir dans un délai raisonnable n’excédant pas 1 mois. Elle peut cependant être différée lorsqu’elle est susceptible de compromettre gravement les nécessités de l’enquête, en présence d’un risque de destruction de preuves.

11– GARANTIES DE SECURITE & CONFIDENTIALITE DU SIGNALEMENT

a. Les données susceptibles d’être enregistrées :
Seules les données suivantes peuvent être enregistrées et traitées :
– identité, fonction et coordonnées de l’émetteur de l’alerte.
– identités, fonctions et coordonnées des personnes visées par une alerte.
– identités, fonctions et coordonnées des personnes intervenant dans le recueil ou dans le traitement de l’alerte.
– faits signalés et tout élément recueilli dans le cadre de la vérification des faits signalés.
– compte rendu des opérations de vérification.
– suites données à l’alerte.

b. Garantie de confidentialité :
La société QUALICONTACT s’engage à prendre toutes les mesures nécessaires afin de garantir la stricte confidentialité de l’identité des auteurs du signalement, des personnes visées par celui-ci et de tout tiers mentionné dans le signalement, ainsi que des informations recueillies par l’ensemble des destinataires du signalement.
Seules les personnes habilitées à recueillir et traiter les signalements peuvent avoir accès aux informations recueillies. Elles peuvent être communiquées à des tiers à condition que cette communication soit nécessaire pour traiter le signalement.
Les éléments relatifs à l’identité de l’auteur du signalement ne peuvent être communiqués à des tiers qu’avec son consentement. Ils peuvent toutefois être communiqués à l’autorité judiciaire, dans le cas où les personnes chargées du recueil ou du traitement des signalements sont tenues de dénoncer les faits à celle-ci. Le lanceur d’alerte en est alors informé, à moins que cette information ne risque de compromettre la procédure judiciaire. Dans tous les cas, l’identité de l’auteur d’un signalement n’est jamais communiquée à une personne visée par ce signalement, sauf accord exprès de l’auteur, et ce, même dans le cas où la personne visée est une personne habilitée à recueillir des alertes. Les éléments de nature à identifier une personne visée par un signalement ne peuvent être divulgués, sauf à l’autorité judiciaire, qu’une fois établi le caractère fondé de l’alerte.

c. Droit d’accès aux données:
Toutes les personnes concernées par le traitement d’un signalement peuvent accéder, sur demande formulée auprès du service en charge de l’alerte (à savoir, le service Ressources Humaines, le service financier ou le service Informatique selon le l’objet du signalement), aux données les concernant et en demander la rectification ou l’effacement, si elles sont inexactes, incomplètes, équivoques ou périmées.

d. Conservation des données et mesure de sécurité:
La personne en charge du traitement de l’alerte prend toutes mesures utiles pour préserver l’intégrité et la sécurité des données pendant toute la durée de traitement et de conservation de ces données. Les données à caractère personnel relatives à une alerte sont conservées sous une forme permettant l’identification des personnes pour le temps strictement nécessaire à la réalisation des finalités poursuivies, c’est-à-dire jusqu’à la prise de la décision définitive sur les suites à réserver à celle-ci. Cette décision doit intervenir dans un délai raisonnable à compter de la réception du signalement. Lorsque l’alerte n’est pas suivie d’une procédure disciplinaire ou judiciaire, les données relatives à cette alerte sont détruites ou archivées de façon anonymisée dans un délai de deux mois à compter de la clôture des opérations de vérification.

Après la prise de la décision définitive sur les suites à réserver à l’alerte, les données pourront être conservées sous forme d’archives intermédiaires, le temps strictement proportionné à leur traitement et à la protection de leurs auteurs, des personnes qu’ils visent et des tiers qu’ils mentionnent, en tenant compte des délais d’éventuelles enquêtes complémentaires.

Lorsqu’une procédure disciplinaire ou contentieuse est engagée à l’encontre d’une personne mise en cause ou de l’auteur d’une alerte abusive, les données relatives à l’alerte peuvent être conservées jusqu’au terme de la procédure ou de la prescription des recours à l’encontre de la décision intervenue.
Les données peuvent être conservées plus longtemps, en archivage intermédiaire, si le responsable du traitement en a l’obligation légale (par exemple, pour répondre à des obligations comptables, sociales ou fiscales), ou à des fins probatoires dans l’optique d’un contrôle ou d’un contentieux éventuel, ou encore à des fins de réalisation des audits de qualité des processus de traitement des signalements.

Les données recueillies dans le cadre d’une alerte pourront être conservées au-delà des limites précisées ci-dessus uniquement si elles sont anonymisées et qu’en conséquence, aucune donnée ne peut plus être mise en relation avec une ou des personnes physiques identifiées ou identifiables.
Les données relatives à une alerte considérée irrecevable car n’entrant pas dans le champ du dispositif d’alerte sont, sans délai, détruites ou archivées après anonymisation.